Einstellungsprozess optimieren

Abläufe standardisieren, Qualität erhöhen

Der Prozess von Bewerbungseingängen ist unbedingt zu definieren und standardisieren.

Die beiden Ziele müssen sein:

  • Bewerber kurzfristig und verlässlich über den aktuellen Stand informiert zu halten.
  • Als Unternehmen ausreichend schnell zu reagieren, um den Wunschkandidaten identifizieren und ans Unternehmen binden zu können, bevor die ein anderes Unternehmen tut…

Man muss immer davon ausgehen, dass Bewerber „eine Geschichte“ mitbringen und emotional unter Druck stehen. Daher ist es für Bewerber sehr unbefriedigend nicht zu wissen, ob die Bewerbung das Zielunternehmen erreicht hat, ob sie an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet wurde, ob noch Informationen fehlen, man zu einem Gespräch eingeladen, abgelehnt und die persönlichen Dokumente abschließend gelöscht werden.
Auch aus Gründen des Datenschutzes und des Qualitätsmanagements ist es unerlässlich diesen Prozess, in dem personenbezogene Daten verarbeitet werden, entsprechend zu zu dokumentieren und regelmäßig zu hinterfragen.
Bewerberportal, wie man sie häufig in größeren Unternehmen mit Einsatz von SAP findet, stoßen dabei regelmäßig auf Ablehnung potentieller Kandidaten.

Wir wollen die besten Mitarbeiter für unser Unternehmen gewinnen und müssen es Ihnen daher möglichst einfach machen.

Die Abfrage von Fähigkeiten über viele Seiten und die manuelle Eingabe eines Lebenslaufes sind für den Mitarbeiter aus dem Recruiting sicherlich optimal, der Bewerber wird diesen Prozess aber häufig abbrechen.

Aus meiner Sicht hat sich eine Softwareunterstützung zum Beispiel durch Jira bewährt. Es lässt sich der jeweils mögliche Status definieren, mit einem Mitarbeiter oder Rolle im Unternehmen verknüpfen und eine entsprechende Informationen bei Statusänderung erzeugen. D.h. dass z.B. alle eingehenden Nachrichten automatisch abgerufen, importiert und der Bewerber über den Eingang informiert wird.
Die Bewerbungen lassen sich nach Stelle clustern und dem Verantwortlichen zu ordnen. Hier findet eine Sichtung statt und die Bewerbung wird auf „Einladen“ oder „Ablehnen“ verschoben.
Anschließend kann die Terminplanung für ein Vorstellungsgespräch stattfinden oder eine Absage und eine anschließende Löschung der Unterlagen erfolgen. Was man dabei immer auch im Blick behalten muss ist, ob ein Bewerber Potenzial mitbringt, welches gegebenenfalls auch für eine andere Stelle passen und man daher eine weitere Option anbieten könnte. Das setzt voraus, dass die bearbeitende Person nicht dem Silodenken verfallen ist, sondern sich mit dem Unternehmen verbunden fühlt, Strategie und Ziele des Unternehmens bekannt sind.
Nach einer Einladung zum Bewerbungsgespräch erfolgt die Erstellung eines Entwurfs zum Arbeitsvertrag oder eine Absage.

Nach beiden Schritten kann man den Bewerber befragen, wie der Prozess aus Bewerbersicht abgelaufen ist und was man verbessern könnte. Darüber hinaus kann man anbieten, den Ablauf der Bewerbung auf kununu (Arbeitgeber-Bewertung) zu bewerten. Mit Kritik muss man umgehen, die kontinuierliche Verbesserung muss ein Ziel sein. kununu ist nebenbei eine gute Mögklichkeit zur Präsentation des Unternehmens, Verbesserung der Außendarstellung, Marketing und Mitarbeitergewinnung.

Durch den softwaregestützten und standardisierten Ablauf lässt sich der gesamte Prozess messen, hinsichtlich Bearbeitungsdauer, Anzahl der Bewerber, Verhältnis abgelehnter zu eingeladenen Bewerbern und so weiter.
Werden die Bewerbung richtig platziert, sind die Stellenanzeigen so gestaltet, dass sich die passenden Bewerber angesprochen fühlen?
Nutzen für Bewerber und Unternehmen findet sich somit an vielen Stellen.

Alles dies bedeutet jedoch nicht, dass die menschliche Komponente vernachlässigt wird. Häufig habe ich selbst Mitarbeiter zum Bewerbungsgespräch eingeladen, über eine Zusage oder eine Absage persönlich informiert. Das ist eine Frage der Wertschätzung, die man Menschen entgegen bringen möchte.